Comment détruire vos documents papier confidentiels ?

Publié le : 11 juin 20213 mins de lecture

La législation française oblige les entreprises à détruire les documents personnels ou à caractère confidentiel, notamment les CV, les données prospects ou les dossiers médicaux, afin d’éviter leur reproduction ou leur exploitation illégale. Ainsi, il appartient à chaque organisation de juger bon de fixer la durée de conservation en fonction de ses activités et en tenant compte du délai minimal pour certains documents administratifs. Ci-dessous les meilleures solutions pour procéder à la destruction de ses documents confidentiels.

Pourquoi détruire les documents confidentiels ?

La première raison consiste à se conformer aux réglementations en vigueur, qui imposent à toute organisation la destruction de ces types de documents. En effet, le non-respect de cette loi est passible de poursuite pénale contre les dirigeants de l’entreprise. Par ailleurs, il est nécessaire de procéder à une destruction confidentielle des documents afin d’éviter les fuites d’informations, l’espionnage industriel ou l’usurpation d’identité. Par conséquent, des possibilités s’offrent à l’entreprise. Elle a le choix entre acheter un équipement spécifique chez un revendeur officiel de destructeurs de documents ou faire appel à une société de destruction adaptée.

Utiliser un destructeur de document

Il est envisageable pour l’entreprise de détruire elle-même ses archives en garantissant leur confidentialité selon les règles exigées par la loi. Pour cela, il faut bien choisir son destructeur de documents en établissant quelques critères essentiels, à savoir la capacité de broyage ou le nombre de feuilles que la machine détruit en même temps. Il est aussi important de voir le cycle de fonctionnement, minuté ou en continu pour éviter la surchauffe, le type de documents acceptés et le type de coupe, droite ou croisée déterminant le niveau de sécurité. Enfin, il est judicieux de tenir compte de la taille du destructeur, de la vitesse de destruction, de la sonorité ainsi que des options telles que l’anti-bourrage ou l’entretien automatique.

Faire appel à un professionnel de destruction

Pour des solutions pratiques et sécuritaires, il vaut mieux faire appel aux services d’un prestataire spécialisé. Ce professionnel peut effectuer la destruction confidentielle dans ses locaux où l’opération est assistée par l’entreprise cliente ou son représentant. Un certificat de destruction est remis à l’entreprise à la fin du processus. Mais pour réduire le risque de fuite d’information, il est recommandé de procéder à la destruction confidentielle sur le site du client. Entre les passages des camions broyeurs, des conteneurs sécurisés sont mis à la disposition de l’entreprise pour accueillir les documents à détruire. Les prestations peuvent être ponctuelles ou sous forme d’abonnement.

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