Publié le : 17 novembre 20225 mins de lecture
Avec la transformation digitale, de nombreuses entreprises procèdent également à une dématérialisation de certaines procédures au quotidien. Cela concerne l’envoi de la lettre recommandée qui peut être désormais effectuée avec internet. Il s’agit d’une procédure assez simple et qui ne demande pas beaucoup de temps. Il faut connaître les différentes étapes qui permettent d’envoyer une lettre recommandée électronique.
Entrez les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire.
Avant d’envoyer une lettre recommandée électronique, vous devrez commencer par renseigner les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire. Pour cela, vous devrez ajouter un expéditeur dans le champ indiqué à cela. En général, cette procédure peut être effectuée auprès d’un opérateur. Après cela, vous pouvez remplir les renseignements concernant l’expéditeur. Une fenêtre va s’ouvrir de façon automatique. Vous devrez y entrer votre nom ainsi que votre adresse e-mail. Il est important de vérifier toutes les informations, car les accusés de réception y seront redirigés. Vous pouvez créer autant d’expéditeurs. Pour l’envoi, vous devrez sélectionner celui que vous voulez utiliser. Une fois terminé, vous pouvez commencer par renseigner les coordonnées du destinataire. Pour cela, vous devrez entrer le nom du destinataire. Dans le cas où vous envoyez une lettre à entreprise, vous avez besoin de mentionner également la raison sociale. Vous pouvez choisir entre destinataire professionnel ou particulier selon les cas. Il est important de vérifier le statut de votre destinataire pour éviter des problèmes. Pour vous aider, vous pouvez utiliser la Lettre Recommandée Électronique eIDAS pour plus de sécurité.
Rédaction des contenus et choix des options.
Lorsque vous avez fini avec les champs dédiés aux renseignements sur le destinataire et l’expéditeur, vous pouvez commencer avec la rédaction du contenu. Il s’agit d’une étape plutôt facile. Vous avez plusieurs fonctionnalités à votre disposition dans la zone indiquée à cela. Vous devrez avant tout indiquer l’objet de la lettre recommandée électronique. Pour la rédaction, cela ressemble beaucoup à tous les types de traitement de texte que vous avez chez vous. Vous pouvez choisir entre différentes mises en forme. Par exemple, il est possible de mettre en gras ou en italique un ou plusieurs mots de votre contenu. Il en est de même pour les listes à puces qui sont également disponibles pour aérer le contenu. Néanmoins, vous devrez respecter la taille qui vous est octroyée pour que l’envoi soit beaucoup plus fluide. Différentes options sont également disponibles pour assurer la sécurité de votre contenu. Vous pouvez activer le code de sécurité par SMS. Cela consiste à envoyer un code au destinataire pour qu’il doive utiliser pour ouvrir la lettre. Il en est de même pour le compte rendu par SMS qui permet de vous envoyer un message après réception de la lettre.
Quelle est la valeur légale de la lettre recommandée électronique
Le recommandé par voie électronique a une valeur légale sous trois conditions. Pour cela, il faut que le prestataire de l’envoi valide les deux identités inscrites. C’est pour cette raison que vous devrez vérifier chaque champ que vous remplissez concernant les renseignements sur l’expéditeur et le destinataire. La moindre erreur peut porter atteinte à la valeur de votre recommandé par voie électronique. En plus, vous devrez vous assurer que les dates inscrites dans l’envoi et la réception sont vérifiables. Et la dernière condition concerne le statut du destinataire. Pour un chef d’entreprise, il a l’obligation de recevoir la lettre. Mais dans le cas d’un particulier, il faut qu’il y ait un consentement de sa part. Toutes ces informations requises peuvent être vérifiées auprès de votre opérateur. Ce dernier peut vous transmettre une preuve du dépôt de la lettre. En cas de besoin, vous pouvez l’utiliser. Il en est de même pour le destinataire qui est informé de l’envoi pour offrir ou non son accord.